Systeem 06
Financiele bots
Een verzameling kleine systemen die het repeterende deel van de financiele administratie overnemen: inkoopfacturen inlezen en voorstellen hoe ze geboekt worden, betalingen afletteren, aanmaningen versturen, en signaleren wanneer er iets niet klopt.
Werk dat niemand leuk vindt en dat toch moet
Financiele administratie zit vol met stappen die volstrekt voorspelbaar zijn maar toch aandacht kosten: een factuur openen, kijken van wie hij is, de juiste grootboekrekening kiezen, controleren of het bedrag klopt met de bestelling, en doorzetten.
Het is precies het soort werk waar mensen fouten in maken omdat het saai is, en waar de kosten van die fouten hoog zijn. Tegelijk is het werk waar je nooit volledig op automatisch wilt: iemand moet blijven kijken.
Hoe het systeem in elkaar zit
Losse bots per taak, zodat je er een kunt uitzetten zonder de rest te raken.
- 01
Inkoopfacturen inlezen
Leverancier, bedragen, btw en factuurregels worden uitgelezen uit PDF of e-mail, gekoppeld aan de juiste leverancier en waar mogelijk aan een bestelling.
- 02
Boekingsvoorstel
Op basis van eerdere boekingen wordt een grootboekrekening en kostenplaats voorgesteld. Voorgesteld: iemand keurt goed, zeker in het begin.
- 03
Aflettering en aanmaning
Binnenkomende betalingen worden gekoppeld aan openstaande posten. Wat te lang openstaat krijgt een herinnering volgens jouw eigen toon en termijnen.
- 04
Afwijkingen signaleren
Een factuur die afwijkt van de bestelling, een leverancier die plotseling een ander rekeningnummer gebruikt, een bedrag dat uit de toon valt. Dat zijn de gevallen waar je een mens voor wilt.
Hoe het gebouwd wordt
- 01
Eén bot eerst
Beginnen bij de taak die het meeste tijd kost, bijna altijd het inlezen en boeken van inkoopfacturen.
- 02
Meelopen zonder te boeken
Enkele weken voorstellen genereren zonder ze door te zetten, zodat je kunt zien hoe vaak het klopt voordat je iets loslaat.
- 03
Uitbreiden per taak
Pas een volgende bot bouwen als de vorige zonder toezicht draait. Alles tegelijk automatiseren in de financiele hoek is vragen om problemen.
Wat het systeem doet
Het neemt het voorspelbare deel over en maakt het onvoorspelbare deel zichtbaar, met een boekhouder die controleert in plaats van invoert.
- Inkoopfacturen die zichzelf inlezen en een boeking voorstellen
- Betalingen die automatisch worden afgeletterd
- Aanmaningen die op tijd en in de juiste toon uitgaan
- Signalering van afwijkingen en verdachte wijzigingen
Wat het kost
Wat een traject kost hangt af van de omvang en van hoeveel systemen erbij betrokken zijn. Ik werk met een vaste prijs per fase, niet met open regie: je weet vooraf wat een fase kost en je beslist na elke fase of je verder wilt.
Een concreet bedrag noem ik pas als ik weet waar het over gaat. Dat kost een gesprek van een half uur en daar zijn geen kosten aan verbonden.
Of dit bij je past
Dit werkt goed als
- je meer dan een paar honderd inkoopfacturen per maand verwerkt
- je boekhoudpakket een API heeft
- er iemand is die voorstellen blijft beoordelen
- het boekingspatroon redelijk stabiel is
Dit past minder goed als
- je administratie volledig bij een extern kantoor ligt
- het factuurvolume laag is en de uren dus beperkt
- je verwacht dat er geen mens meer naar hoeft te kijken
Vragen over financiele bots
Wie is verantwoordelijk als er iets fout wordt geboekt?
Jij, net als nu. Daarom is elke bot zo gebouwd dat er een goedkeurstap in zit die je zelf kunt verkleinen naarmate het vertrouwen groeit, maar die je nooit volledig hoeft weg te halen. Een systeem dat zonder enige controle boekt, zou ik niet bouwen en zou je accountant niet accepteren.
Vervangt dit onze boekhouder?
Nee, het verschuift wat die doet. Invoeren en afletteren verdwijnt grotendeels, beoordelen en uitzoeken blijft. In de praktijk betekent dat meestal dat dezelfde persoon meer aan analyse toekomt, niet dat er iemand weg kan.
Werkt dit met ons boekhoudpakket?
Met Exact, Twinfield, Moneybird, e-Boekhouden en de andere gangbare pakketten wel, die hebben allemaal een API. Bij oudere of zelfgebouwde systemen hangt het ervan af; dat is het eerste wat ik uitzoek voordat er een offerte komt.
Laten we bespreken hoe ik jouw bedrijf kan helpen groeien
Een kort gesprek is genoeg om te bepalen of er een goede match is. Geen verkooppraatje, wel een eerlijk beeld van wat er mogelijk is.