Systeem 01
E-mail naar order
Veel groothandels en producenten krijgen een groot deel van hun bestellingen nog per e-mail binnen: in de mailtekst, als PDF, als Excel of als foto van een ingevuld formulier. Iemand typt die vervolgens over in het ordersysteem. Dat is precies het werk dat een computer beter doet.
Waarom dit zo lang bleef liggen
De reden dat dit nog handmatig gaat, is dat elke klant het anders aanlevert. De ene stuurt een keurige PDF met artikelnummers, de andere een mailtje met "dezelfde als vorige keer maar dan 3 dozen". Klassieke software struikelt daarover, dus bleef het mensenwerk.
Taalmodellen zijn hier wel goed in. Ze lezen rommelige input, halen de bedoeling eruit en kunnen aangeven wanneer ze het niet zeker weten. Dat laatste is het belangrijkste onderdeel: een systeem dat twijfel herkent en doorgeeft, is bruikbaar. Een systeem dat altijd doorgaat, niet.
Hoe het systeem in elkaar zit
Vier stappen tussen binnenkomende mail en een order in je systeem.
- 01
Binnenhalen en herkennen
Een postbus wordt uitgelezen. Bijlagen in PDF, Excel, Word of als afbeelding worden omgezet naar tekst, ook als het een gescand formulier of een telefoonfoto is.
- 02
Interpreteren
Een taalmodel haalt eruit wie er bestelt, welke artikelen, hoeveel en wanneer het moet. Artikelen worden gekoppeld aan je eigen artikelnummers, ook als de klant een eigen benaming gebruikt.
- 03
Controleren
Voor elk veld wordt een zekerheid bijgehouden. Twijfelt het systeem over een aantal of een artikel, dan gaat de order naar een controlescherm in plaats van naar het ordersysteem.
- 04
Wegschrijven
Zekere orders gaan rechtstreeks je ERP of webshop in via de API. De klant krijgt een bevestiging met wat er is begrepen, zodat een fout aan het licht komt voordat er iets verzonden is.
Hoe het gebouwd wordt
- 01
Een week meten
We nemen een paar honderd echte bestelmails uit het verleden en kijken hoe rommelig de werkelijkheid is. Dat bepaalt of dit rendabel is en hoeveel er handmatig zal blijven.
- 02
Drie tot vijf weken bouwen
Eerst draait het systeem naast de mensen mee zonder iets weg te schrijven, zodat je kunt vergelijken. Pas als de uitkomsten kloppen, gaat de koppeling aan.
- 03
Stapsgewijs loslaten
Begin met alleen de eenvoudige klanten automatisch. Naarmate het vertrouwen groeit, gaat de drempel omlaag en verschuift er meer naar automatisch.
Wat het systeem doet
Het neemt het overtypwerk over voor de bestellingen die eenduidig zijn, en legt de rest voor aan een mens met alles al ingevuld.
- Bestellingen uit e-mail, PDF, Excel en gescande formulieren
- Koppeling van klantbenamingen aan je eigen artikelnummers
- Een controlescherm voor alles waar het systeem over twijfelt
- Orders die rechtstreeks in je ERP of webshop landen
Wat het kost
Wat een traject kost hangt af van de omvang en van hoeveel systemen erbij betrokken zijn. Ik werk met een vaste prijs per fase, niet met open regie: je weet vooraf wat een fase kost en je beslist na elke fase of je verder wilt.
Een concreet bedrag noem ik pas als ik weet waar het over gaat. Dat kost een gesprek van een half uur en daar zijn geen kosten aan verbonden.
Of dit bij je past
Dit werkt goed als
- een substantieel deel van je orders per e-mail of PDF binnenkomt
- je ordersysteem een API heeft om orders in aan te maken
- je artikelbestand redelijk op orde is
- er iemand is die de twijfelgevallen kan blijven beoordelen
Dit past minder goed als
- vrijwel alle orders al via je webshop of EDI binnenkomen
- elke order maatwerk is met onderhandeling over prijs en specificatie
- je een volledig foutloos systeem verwacht zonder menselijke controle
Vragen over e-mail naar order
Wat als het systeem een order verkeerd leest?
Daar is de zekerheidsdrempel voor. Alles waar het systeem niet zeker over is, gaat naar een mens in plaats van naar je ERP. Je stelt die drempel zelf in en kunt hem laten zakken naarmate je ziet dat het klopt. Bovendien krijgt de klant een bevestiging van wat er is begrepen, wat een tweede vangnet is.
Gaan onze klantgegevens naar een AI-leverancier?
Dat hangt af van de keuze die je maakt. Bij de grote aanbieders kun je verwerking binnen de EU afdwingen en zijn er afspraken dat je gegevens niet voor training worden gebruikt. Wil je dat helemaal niet, dan kan het model op je eigen infrastructuur draaien; dat kost meer maar er gaat dan niets naar buiten. Die keuze maken we voordat er iets gebouwd wordt.
Werkt dit ook met handgeschreven bestellingen?
Beperkt. Gedrukte tekst en nette formulieren gaan goed, ook als foto. Handschrift is een stuk onbetrouwbaarder en zal vrijwel altijd naar het controlescherm gaan. Als het overgrote deel van je orders handgeschreven binnenkomt, is de winst klein.
Laten we bespreken hoe ik jouw bedrijf kan helpen groeien
Een kort gesprek is genoeg om te bepalen of er een goede match is. Geen verkooppraatje, wel een eerlijk beeld van wat er mogelijk is.