Systeem 05
B2B onboarding
De periode tussen een getekende overeenkomst en een klant die daadwerkelijk bestelt, is bij veel bedrijven een zwart gat van mails en losse acties. Dit systeem maakt daar een gestuurd proces van, zonder dat iemand een spreadsheet moet bijhouden.
Waar nieuwe klanten blijven hangen
Een nieuwe zakelijke klant moet door meer stappen dan mensen zich realiseren: gegevens en btw-nummer aanleveren, kredietwaardigheid laten toetsen, prijsafspraken vastleggen, gebruikers aanmaken, koppelingen inrichten, en dan pas die eerste order.
Elke stap is een moment waarop het stilvalt, meestal omdat iemand op iemand anders wacht. Hoe langer de onboarding duurt, hoe groter de kans dat het enthousiasme wegzakt en de eerste order er nooit komt.
Hoe het systeem in elkaar zit
Eén doorlopend proces met zicht op waar iedere klant zit en wie aan zet is.
- 01
Gegevens ophalen zonder heen en weer
Eén formulier dat vraagt wat nodig is, KvK- en btw-gegevens automatisch aanvult en controleert, en pas doorgaat als het compleet is.
- 02
Controles op de achtergrond
Kredietcheck, btw-validatie en eventuele sanctielijstcontrole lopen automatisch. Alleen uitzonderingen komen bij een mens terecht.
- 03
Alles klaarzetten
Account in het ordersysteem, prijsafspraken, gebruikers, kortingsstructuur en eventuele koppeling met hun eigen inkoopsysteem.
- 04
Bewaking en herinnering
Blijft een stap liggen, dan gaat er een herinnering uit naar de partij die aan zet is. Zowel intern als bij de klant.
Hoe het gebouwd wordt
- 01
Het echte proces uittekenen
Niet het proces zoals het bedoeld is, maar zoals het gaat. Daar zitten altijd stappen bij die nergens beschreven staan.
- 02
Bouwen en meelopen
Het systeem loopt eerst mee met een paar echte nieuwe klanten voordat het leidend wordt.
- 03
Meten waar het stokt
Na oplevering zie je per stap hoe lang die duurt. Dat maakt de knelpunten zichtbaar die eerder alleen als gevoel bestonden.
Wat het systeem doet
Het maakt de weg van akkoord naar eerste order korter en zichtbaar, met veel minder handmatige coördinatie.
- Eén formulier in plaats van een reeks mails heen en weer
- Automatische controle van KvK, btw en kredietwaardigheid
- Accounts en prijsafspraken die vanzelf klaarstaan
- Zicht op waar elke nieuwe klant vastloopt en hoe lang al
Wat het kost
Wat een traject kost hangt af van de omvang en van hoeveel systemen erbij betrokken zijn. Ik werk met een vaste prijs per fase, niet met open regie: je weet vooraf wat een fase kost en je beslist na elke fase of je verder wilt.
Een concreet bedrag noem ik pas als ik weet waar het over gaat. Dat kost een gesprek van een half uur en daar zijn geen kosten aan verbonden.
Of dit bij je past
Dit werkt goed als
- je regelmatig nieuwe zakelijke klanten aanneemt
- onboarding nu via mail en losse acties loopt
- er controles nodig zijn voordat iemand mag bestellen
- de doorlooptijd nu langer is dan je zou willen
Dit past minder goed als
- je een handvol nieuwe klanten per jaar aanneemt
- elke klant een volledig eigen contractstructuur krijgt
- je ordersysteem geen accounts via een API kan aanmaken
Vragen over B2B onboarding
Werkt dit samen met ons bestaande CRM?
Meestal wel. Het systeem zet geen nieuw CRM neer maar stuurt het proces aan en schrijft de uitkomsten weg naar wat je al gebruikt. Alleen als je CRM geen API heeft, wordt het lastig, en dat komt bij moderne pakketten zelden voor.
Wat als een klant halverwege afhaakt?
Dat wordt zichtbaar, en dat is een van de nuttigste uitkomsten. Nu verdwijnen die gevallen stilletjes; straks zie je bij welke stap mensen afhaken en hoe vaak. Vaak blijkt één specifieke stap onnodig ingewikkeld.
Kan de klant zelf zien waar hij staat?
Ja, dat kan ingebouwd worden en het scheelt aanzienlijk in het aantal statusvragen. Het is optioneel omdat het bouwwerk iets groter wordt, maar in de praktijk verdient het zich terug in minder telefoontjes.
Laten we bespreken hoe ik jouw bedrijf kan helpen groeien
Een kort gesprek is genoeg om te bepalen of er een goede match is. Geen verkooppraatje, wel een eerlijk beeld van wat er mogelijk is.